"La apechugada" está drenando tu ganancia

En el mundo de la logística, que siempre está cambiando y se vuelve cada vez más tecnológico…

Ya, ya, el mismo rollo de siempre que lees en todos los newsletters.

Vamos al grano. Un freight forwarder, a diferencia de un propietario de activos (transportista) tiene el beneficio de la flexibilidad, si. Peeeero, tiene un detallito. Ese riesgo alto y latente de cualquier mínimo error generar operaciones en pérdidas en un abrir y cerrar de ojos.

Hoy quiero hablarles sobre uno de esos errores que más he cometido como intermediario de servicios logísticos: la famosa apechugada.

Ese término coloquial que describe la actitud de absorber sobrecostos y problemas sin protestar, sin buscar soluciones más efectivas, simplemente porque es más fácil aceptar que enfrentar la situación. Este tipo de aceptación pasiva, aunque parece inofensiva, te puede estar costando miles a las empresas en pérdidas.

Cuando ves que los números generales van bien, o tienes una cuenta con una rentabilidad “sobrada”, decides evitar el problema o esa negociación complicada para seguir avanzando. Esta decisión, inicialmente parece lo más inteligente de bote pronto. Sin embargo, a mediano plazo, para tu salud financiera, es como un agujero en la cartera y es una práctica que se aprende rápido cuando creces tu equipo.

Siendo así, es totalmente riesgoso, que nuestro equipo tenga la posibilidad de tomar decisiones urgentes sin tener toda la información, siendo devastador para la utilidad esperada a final del mes.

Las consecuencias no siempre son obvias. En la mayoría de las ocasiones, los costos ocultos se manifiestan lentamente. Gastos adicionales por tiempos de espera en puertos, errores operativos, maniobras no contempladas, tarifas inesperadas por ajustes de última hora, y la pérdida de eficiencia por procesos mal gestionados son solo algunas de las maneras en que esta práctica puede drenar las ganancias de tu empresa.

Así se ve cada que decides absorber un sobrecosto sin cuestionarlo.

¿Por qué nos pasa esto?

Hay muchas razones, pero la más común es la falta de tiempo para abordar cada problema de manera individual.

A veces, en lugar de enfrentar la complejidad de encontrar una solución real, los equipos optan por aceptar las cosas tal como son. Este enfoque no solo perpetúa los problemas, sino que también envía el mensaje de que la mediocridad es aceptable. Sí, suena duro, pero es la realidad.

Es común escuchar entre los agentes operativos en el norte de México la advertencia: “aguas, que este transportista es muy picudo”, para expresar que es probable que existan costos “fantasmas” que no tienen lógica alguna. Sin embargo, una vez cargadas las unidades, básicamente hay que confiar y ceder a la voluntad de este actor involucrado.

Pero hay una salida. Primero veamos qué pasa exactamente.

El Costo Oculto de la Conformidad

En el día a día, conformarnos puede parecer una solución rápida y conveniente para evitar conflictos y mantener las operaciones en marcha. Pero, a largo plazo, las consecuencias pueden ser bastante significativas:

Sobrecostos Ocultos: Elegir proveedores más baratos y menos confiables puede llevar a entregas tardías, mercancía dañada y un servicio deficiente. Estos problemas no solo afectan la satisfacción del cliente, sino que también generan costos adicionales que podríamos evitar con una mejor planificación.

Tiempos de Espera y Demoras: Los tiempos de espera en puertos y las demoras en la cadena de suministro se traducen en gastos adicionales que se acumulan rápidamente. Si no abordamos estos problemas de manera proactiva, pueden drenar nuestras ganancias de forma silenciosa pero constante.

Eficiencia Reducida: Procesos mal gestionados y la falta de optimización operativa pueden resultar en una pérdida de eficiencia. Esto no solo aumenta los costos operativos, sino que también reduce nuestra capacidad para competir en un mercado cada vez más exigente.

Trabaja el “Ownership” de tus operaciones

Para mejorar tus operaciones y evitar la apechugada, lo primero que debes hacer es cambiar la mentalidad de tu equipo fomentando una cultura de ownership o sentido de propiedad. Esto significa que cada miembro del equipo debe sentir que es dueño de su trabajo y que tiene un impacto directo en el éxito de la empresa. Cuando todos asumen la responsabilidad de sus tareas, los problemas se resuelven más rápido y con mayor eficacia, eliminando la necesidad de absorber los costos y demoras.

Empieza promoviendo una comunicación abierta y confianza. Anima a todos a hablar sobre problemas y sugerir mejoras sin temor a represalias. Implementa reuniones rápidas donde se puedan compartir ideas, problemas y preocupaciones de manera abierta. Cuando el equipo siente que puede expresarse libremente, es más probable que se involucren y busquen soluciones, en lugar de aceptar pasivamente los problemas.

La “culpitis” es el enemigo del ownership y alimenta la práctica de la apechugada. Cuando las cosas salen mal, es fácil caer en el juego de culpar a otros. Sin embargo, este enfoque no resuelve los problemas y solo genera desconfianza y resentimiento. En lugar de buscar culpables, fomenta un ambiente donde todos se centren en encontrar soluciones. Al enfocarse en las soluciones y no en la culpa, el equipo está más dispuesto a enfrentar los desafíos y buscar mejoras proactivas.

Decisiones informadas, desaparece las apechugadas.

Entre más creces, más volumen y rapidez en tus operaciones. Controlar todas las variables o restringir las decisiones de tus equipos operativos por necesitar una “autorización” es imposible. Te lo pondré simple.

Piensa en lo que haces o tienes en mente antes de tomar la decisión de absorber o no un sobrecosto:

Revisas Reportes: Seguro has visto reportes mensuales de rentabilidad global acumulada.

Conoces la Facturación: Tienes una idea clara de si la facturación o número de servicios alcanzarán lo esperado.

Mides Rentabilidad: Analizas la rentabilidad específica de la operación o servicio.

Evalúas la Cuenta: Evaluas rápidamente si el tamaño de la cuenta es rentable.

Lo que crees que es una decisión “instintiva” en realidad está basada en un panorama de información y datos relevantes que te permiten aceptar o rechazar un sobrecosto de manera informada.

En lugar de molestarte cada vez que alguien de tu equipo, en nombre de la empresa, “acepta” oficialmente las condiciones de un sobrecosto, recuerda que es improbable que alguien quiera operaciones con baja rentabilidad a propósito. En lugar de seguir dándole vueltas al asunto, comienza a incentivar una cultura de toma de decisiones basada en datos.

Fomentar una cultura de data-driven decision making significa empoderar a tu equipo con la información y herramientas necesarias para tomar decisiones informadas. Esto elimina la necesidad de apechugar con costos inesperados y mejora la eficiencia operativa. Cuando todos tienen acceso a los datos relevantes y entienden cómo usarlos, las decisiones se vuelven más acertadas y alineadas con los objetivos de rentabilidad de la empresa.

Empieza hoy a construir esta cultura.

Facilita el acceso a la información, capacita a tu equipo en análisis de datos y fomenta la comunicación abierta. Al hacerlo, no solo desaparecerán las apechugadas, sino que también verás un incremento en la eficiencia y rentabilidad de tus operaciones.

La apechugada puede parecer una solución fácil y rápida en el corto plazo, pero sus consecuencias a largo plazo pueden ser devastadoras para las ganancias de tu empresa. En un mundo tan competitivo como el de la logística, es crucial adoptar una mentalidad proactiva. Al hacerlo, no solo protegerás tus márgenes de ganancia, sino que también construirás una reputación de fiabilidad y calidad que atraerá a más clientes y oportunidades de negocio.

Las empresas tienen el poder de transformar sus desafíos en oportunidades. Todo comienza con la decisión de no apechugar más. Porque, al final del día, el verdadero éxito en la logística no se trata solo de mover mercancías de un punto a otro, sino de hacerlo de manera que maximice el valor y minimice los costos, asegurando así la sostenibilidad en el largo plazo.

Veamos si este ejercicio puede funcionarte

Paso 1: Identifica Problemas Recurrentes. Reune a tu equipo comercial, financiero, operativo y de pricing. Haz una lista de los problemas logísticos que enfrentas con frecuencia. Consejo: Incluye tanto los problemas grandes (como retrasos significativos) como los pequeños (como errores en la documentación).

Paso 2: Analiza las Causas Raíz. Para cada problema de tu lista, pregunta “¿por qué?” varias veces hasta llegar a la causa raíz. Consejo: No te detengas en la primera respuesta; sigue preguntando hasta entender completamente el problema.

Paso 3: Evalúa Opciones de Solución. Investiga y anota varias opciones para resolver cada problema. Consejo: Considera soluciones tecnológicas, cambios en los procesos y mejoras en la capacitación del personal.

Paso 4: Implementa Soluciones Proactivas. Elige las soluciones más viables y crea un plan de acción. Consejo: Define quién será responsable de cada tarea y establece plazos claros.

Paso 5: Monitorea y Ajusta. Una vez implementadas las soluciones, monitorea su efectividad. Consejo: Recolecta feedback del equipo y realiza ajustes necesarios para asegurar una mejora continua.

Paso 6: El más IMPORTANTE, Fomenta la Comunicación Abierta. Establece canales de comunicación donde el equipo pueda reportar problemas y sugerir mejoras sin temor. Consejo: Guarda silencio y escucha. Siempre mantente abierto a la retroalimentación.

Saca pluma y papel, vacía tus ideas. Sólo así, podrás reflexionar sin ruido operativo.

Comparte si esto puede servirle a alguien de tu red de contactos.

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