Ineficiencia Oculta: ¿Realmente esto es rentable como negocio?

¿Alguna vez te has sentado en tu oficina, mirando por la ventana de tu oficina, preguntándote si realmente todo esto es negocio?

¿Valdrá la pena?

Sí, lo sé, la pregunta suena un poco existencial, pero vamos a ser honestos:

¿quién no ha tenido esos momentos de duda mientras revisa las interminables listas de problemas en el mundo del Freight Forwarding?

¿Darte cuenta semanas después, que la operación no dio la rentabilidad esperada? Sabiendo que si hubieras sabido en el momento, algo se hubiera decidido diferente.

Hoy quiero hablar sobre esas pequeñas ineficiencias ocultas que, aunque parecen insignificantes, pero todas en conjunto, pueden estar drenando tus recursos y, por ende, tu negocio.

El Elefante en la Habitación…

En el mundo del Freight Forwarding, cada segundo cuenta y cada error cuesta. Sin embargo, muchas veces nos encontramos atrapados en procedimientos que ralentizan nuestras operaciones, desperdiciando así tiempo y dinero.

La ineficiencia se manifiesta de muchas formas.

Tal vez sea un sistema anticuado que tarda una eternidad en procesar datos (o tu archivo con macros de Excel), interminables cadenas de correos electrónicos que no resuelven. Esa falta de comunicación entre Pricing y Operaciones que lleva a errores costosos. También pueden ser procesos manuales en todas esas plantillas que consumen tiempo y energía.

Nos acostumbramos a estas ineficiencias. Las aceptamos como parte del trabajo diario, sin darnos cuenta de que están minando nuestra rentabilidad.

Es como conducir un coche con el freno de mano puesto. Claro, te mueves, pero a un costo mucho mayor del necesario.

En esta industria, el que incrementa su capacidad de operaciones por agente (files per employee), quiere decir que hizo más ingreso con menos costo, por ende le dio al clavo.

El Peligro de Suponer… “No tengo idea de dónde, por qué, quién decidió, quién autorizó o cómo chin… estamos haciendo operaciones con -2% de utilidad bruta final” - Director General Anónimo

Hablar con directores y dueños de empresas de Freight Forwarding todos los días me ha dado una visión clara de esta industria. A diferencia de los transportistas con su propio equipo, nuestra regla de oro es ser atentos, cuidadosos, ágiles y eficientes en las operaciones.

Este negocio es un huracán constante. Cada día es una nueva oportunidad, pero también un nuevo reto. En términos financieros, una mala elección de proveedor puede borrar nuestras ganancias en un abrir y cerrar de ojos. Un pequeño descuido puede retrasar la mercancía y resultar en penalizaciones costosas.

Es por eso que el miedo, el estrés y la ansiedad están siempre al acecho.

En el mundo del Freight Forwarding, tomar decisiones basadas en suposiciones es jugar con fuego. Supones que una operación es rentable porque lo ha sido en el pasado, pero los costos han cambiado y ahora estás perdiendo dinero.

“Las suposiciones son cómodas porque no requieren mucho esfuerzo. Pero son peligrosas porque son inexactas.”

Y en un negocio donde cada peso cuenta, la inexactitud puede ser costosa. Muy costosa. Una mala suposición puede llevar a una cadena de errores que se convierten en una bola de nieve imparable.

Visibilidad: La Gran Ausente

Hablemos de visibilidad. O mejor dicho, de su ausencia.

Es irónico que en una industria donde la visibilidad es crucial, muchas veces estemos volando a ciegas. Sin datos precisos, estamos como ese barco naviero sin brújula en medio de una tormenta.

“La falta de visibilidad en la rentabilidad de cada operación es una de las mayores amenazas para nuestro negocio.”

¿Cómo puedes tomar decisiones si no sabes qué está pasando realmente?

Es como jugar al ajedrez con los ojos vendados. Seguro, puedes mover algunas piezas con sólo tocarlas, y esperar lo mejor, pero sin ver el tablero completo, las probabilidades no están a tu favor.

Imagínate poder ver exactamente dónde se están yendo esos pesos y centavos. Tener esa visibilidad cambiaría todo tu juego en las decisiones.

“Para poder tener éxito como intermediario, necesitas entender perfectamente tus números y el por qué… tener todos los pelos de la burra en la mano.” Fernando León Guajardo

Te hago las siguientes preguntas de tus operaciones en curso:

¿cuál es mi utilidad bruta al momento? ¿es igual a la esperada? ¿en qué ruta soy más rentable? ¿qué agente operativo es el más eficiente? ¿con qué proveedor soy más o menos rentable? ¿qué clientes sólo me quitan tiempo y no me dejan lo suficiente? ¿cuándo te estas dando cuenta que llevas operando con márgenes criminales?

Responder estas preguntas no solo es necesario, es vital.

La visibilidad te permite identificar problemas antes de que se conviertan en desastres, optimizar operaciones y, lo más importante, tomar decisiones informadas. No se trata solo de sobrevivir en este negocio; se trata de prosperar.

Y para eso, necesitamos ver claramente cada detalle de nuestras operaciones.

La Tecnología no es tu Salvación

La realidad es esta: la tecnología está ahí, pero no siempre la usamos bien. Es como tener un Ferrari y empujarlo en vez de encender el motor. Suena absurdo, ¿verdad? Pero pasa todo el tiempo.

La tecnología debería facilitarnos la vida, pero ¿cuántas veces has visto a tu equipo batallar con sistemas que parecen diseñados para complicar las cosas? ERP, CRM, BI, TMS…

No importa si tienes el software más caro si tu equipo no sabe cómo sacarle provecho.

Todos queremos usar Inteligencia Artificial (IA) en el Freight Forwarding, pero olvidamos algo importante: la IA necesita datos digitales para aprender y ser efectiva. Necesitas darle información para que pueda hacer su trabajo.

¿realmente crees que estar cargando y vaciando diariamente todos tus archivos de Excel, te dará mejores resultados con ChatGPT?

Reflexión

En esta última década como existen este concepto de Digital Freight Forwarder. Empresas como Convoy Inc Transfix Flexport Nowports han lidereado esta batalla en Norte América. Y lo que si me queda claro, es que sigue siendo 100% humano-dependiente.

Todo parece en calma, pero sabemos que los problemas del día siguen ahí, aguardando nuestra atención.

¿La ineficiencia? Es ese verdugo silencioso que decapita tu rentabilidad, una y otra vez.

Cada pequeño retraso, cada error ignorado, se suma y te cuesta caro. Pero, ¿y la tecnología? Esa prometida salvadora que debería arreglar todo. ¿Estamos realmente aprovechándola?

La tecnología es fantástica, ¿no? Pero, ¿cuántos tienen sistemas caros acumulando polvo porque nadie sabe usarlos bien? No es suficiente tener el software más avanzado si tu equipo no puede sacarle provecho. En el mundo del Freight Forwarding, la tecnología sin el toque humano es solo una ilusión de progreso.

Mientras disfrutamos de este café, piensa: ¿cuánto dependemos de esas herramientas? Y más importante, ¿estamos invirtiendo en la gente que las maneja? La información es poder, dicen. Pero, ¿qué tan poderoso te sientes cuando esos datos no se traducen en decisiones inteligentes?

¿No es irónico? Hablamos de visibilidad y eficiencia, pero seguimos cegados por la rutina y la falta de capacitación. La tecnología puede ofrecer visibilidad, pero es nuestra gente la que debe interpretar y actuar sobre esos datos.

Así que, mientras terminamos nuestro café, te dejo con estas preguntas:

¿Vas a seguir culpando a las herramientas o empezarás a capacitar a tu equipo para usarlas correctamente?

¿Aceptarás la ineficiencia como un mal necesario o te atreverás a enfrentarlo de frente?

Recuerda, la tecnología no es una solución mágica. Sin personas preparadas, sigue siendo solo una promesa vacía. Los verdaderos visionarios no solo sueñan con un futuro mejor; lo construyen, ladrillo a ladrillo, decisión a decisión.

Así que, ¿qué vas a hacer tú?

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