¿Evolución o Estafa?

Bienvenido al dilema de cada Freight Forwarder moderno: ¿estamos realmente evolucionando o nos estamos dejando estafar?

En esta edición, vamos a desentrañar las verdades y mitos detrás de esas brillantes promesas tecnológicas que suenan demasiado buenas para ser verdad.

Preparemos nuestro espresso cargado y pongámonos manos a la obra, porque hoy desmitificamos migración tecnología en la logística.

El lado oscuro de implementar tecnología

Recibir respuestas de CEO’s de Freight Forwarders todos los días me hace pensar en cuatro cosas importantes:

Miedo generalizado: Hay una reacción negativa ante las nuevas implementaciones, como si estuvieran invitando a un potencial ladrón a su casa. Desconexión humana: Los vendedores de software parecen olvidar el lado humano. No se dan cuenta de que cambiar procesos en logística cuesta mucho más que en otras industrias. Promesas rotas: Los vendedores de Software as a Service (SaaS) prometen: “sí, todo se puede por ese precio”, pero una vez que empieza la implementación, el costo se duplica. Y el valor esperado, brilla por su ausencia. Sensación de estafa: Esa incómoda sensación de estar siendo estafado parece acompañar todo el proceso de evaluar una nueva herramienta de software.

¿Qué te parece este mensaje?

Conversación freight forwarder real… :(

Es triste.

Veo que se requiere recodificación y replanteamiento completo de confianza en todo el proceso.

Empecemos: Las dudas y temores…

Adoptar una nueva herramienta puede ser complicado: errores en la duplicación de información pueden costarte miles de dólares y agotar a tu equipo.

Te entiendo, todos sentiríamos lo mismo en esa situación. Seguro tienes preguntas como:

¿Los implementadores entienden el riesgo que corro al usar su solución? ¿Realmente sé lo que estoy pagando en la implementación? ¿Por subir catálogos de cuentas, cargar datos históricos, capacitarme? ¿Por qué me cobran más por una reunión si no entendí algo? ¿Cómo me aseguran que esta herramienta funcionará en mi día a día? ¿Qué pasa si me doy cuenta de que no necesito tanta infraestructura? ¿Por qué tengo que trabajar el doble para cambiarme? ¿Realmente necesitan a todo mi equipo para implementar?

Estas dudas alimentan tu miedo al cambio, mover la rutina y adaptar tus hábitos internos.

¡Es totalmente normal!

Los paradigmas que veo…

Voy a mencionar algunos pensamientos comunes que he visto y te daré mi opinión.

“Mi equipo es pequeño, y mis archivos de Excel y macros aún me funcionan”

Si tu operación no se ve afectada en términos de servicio, satisfacción del cliente, productividad y desgaste laboral, sigue así. Estira la liga al máximo.

Tip: El estándar de productividad en empresas grandes es de 60 a 70 operaciones por agente responsable.

“Quiero una herramienta que me cotice, administre pricing, opere, facture y cierre mi proceso contable”

Eso es el sueño, especialmente para los pequeños y medianos. Lidiar con documentos fiscales, especialmente en México, complica mucho la intuitividad.

Tip: La integración de herramientas actuales permite que cada proceso corra en paralelo, compartiendo información.

“Quiero algo ya hecho y yo me adapto, mi operación, para que me salga más barato”

Esto puede sonar práctico, pero puede no siempre ser lo mejor para tus necesidades específicas. La implementación te costará más de lo esperado en temas de capacitación.

Tip: Adapta las herramientas a tu operación en lugar de adaptar tu operación a las herramientas.

Realidades y recomendaciones…

Herramientas como Notion , Trello , Airtable y monday.com han demostrado que la tecnología actual permite flexibilidad sin ser costosa. Y cuando se trata de conectar diferentes softwares, Zapier es el rey.

Aquí tienes algunas recomendaciones al evaluar nuevas herramientas:

Elige bien la empresa: Investiga a fondo al proveedor. Verifica cómo se integra con otras herramientas, sus métodos y su equipo. No te enfoques sólo en el costo. Comparte la responsabilidad del éxito: La implementación es una tarea conjunta. El proveedor conoce la herramienta, pero tú y tu equipo entienden los procesos. Trabajen juntos para asegurar el éxito. Define responsables y usuarios clave: Asigna un líder para la implementación. Encuentra personas en tu equipo que puedan resolver dudas y guiar el proceso. Documenta el proceso: Registra cada paso de la implementación. Esto ayudará a revisar y mejorar procesos, además de evitar retrabajos futuros. Monitorea el uso de la herramienta: Asegúrate de que todos usen la plataforma correctamente y no vuelvan a métodos antiguos. Elimina herramientas antiguas: Fija una fecha para dejar de usar sistemas antiguos. Usar solo la nueva plataforma simplificará la gestión diaria y mejorará la eficiencia.

Siguiendo estos puntos, podrás sacar el máximo provecho de la tecnología y asegurar una implementación exitosa.

Reflexión: Redefiniendo el Proceso desde Cero

Platicar a fondo con Federico Pineda, director general de HUB Logistic, me abrió los ojos completamente sobre el mundo de las herramientas tecnológicas actuales. Me dio un mensaje que me cayó como balde de agua fría, de todo lo que involucra cambiar tecnológicamente a un Freight Forwarder.

Invertir mucho tiempo y esfuerzo en una solución que no funcione, perdiendo recursos y minando la confianza del equipo en la tecnología. La resistencia al cambio aumenta con fracasos previos, lo que genera escepticismo y resistencia a dejar los archivos de Excel.

Venir de una implementación, donde el equipo operativo invirtió tiempo y no fue exitoso, es un reto doble.

Tocar el impacto emocional y psicológico que tiene el cambio tecnológico en el equipo, acercarse un poco a la incertidumbre. Usualmente, la incertidumbre puede generar una actitud negativa inconsciente.

Veo que el éxito es una responsabilidad compartida entre el proveedor y el Freight Forwarder.

Ambos deben comprometerse para que sea un “win-win situation”. Por un lado, las empresas de software deben asegurar que sus soluciones aporten valor y satisfacción continua, no solo una dependencia. Y por el otro lado, el Freight Forwarder, debe estar 100% comprometido a que el cambio se realice si o si, dispuesto a pasar estar turbulencias.

Imagen creada por IA de ChatGPT

Todos los que estamos en logística sabemos que todo se resuelve 100% con internet, correo electrónico, celular con WhatsApp y una hoja de cálculo. Esto hace el cambio, sea poco relevante en nuestro día a día.

Recuerda, no se trata de evitar el cambio, sino de gestionarlo inteligentemente.

Asegúrate de elegir bien, compartir y distribuir responsabilidades, pero sobre todo mantener una comunicación clara y abierta con tu equipo.

Solo así podrás transformar esos desafíos en victorias y convertir la tecnología en un verdadero aliado para la productividad de tu negocio.

Hasta la próxima, ¡que el miedo al cambio no te paralice!

Keep pushing

PD: Si eres un director, gerente o CEO de un Freight Forwarder platícame en los comentarios qué te ha pasado en tu experiencia, estoy seguro hay historias que enriquecerán esta edición.